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Organizar un evento: tareas previas al día D

¿Recuerdas qué te conté en el pasado post? por si las moscas,  vamos a refrescar un poco lo que vimos y continuaremos por donde lo dejamos :)

En la entrada anterior, hablé de qué era exactamente un evento, sus tres etapas (pre-evento, durante y post-evento) y con la ayuda de los dos descargables empezamos a perfilar y planificar la ruta hacia la fiesta; una ruta llena de actividades y tareas previas al “día D” –  que como ya sabes forman parte de la primera etapa – y, teniendo todo esto en mente, hoy vamos a desgranar esos quehaceres para que no quede nada en el tintero.

¿Preparada? Vamos allá.

tareas previas a un evento


Con los party planner del otro día, podemos decir que la idea general del evento está más o menos definida. A grandes rasgos sabemos: qué tipo de fiesta queremos, cómo nos gustaría decorar, qué nos gustaría servir de comida, los colores, las personas con las que nos apetecería compartir esos momentos…pero ¿cómo lo distribuimos en el tiempo?

Imagina que tienes dos meses aproximadamente para organizarlo todo  – si tienes más tiempo perfecto – y quieres distribuir la lista de tareas, que a veces parece infinita, de una forma sencilla y muy visual. A modo de ejemplo he preparado esta tabla que puedes descargarte aquí y seguir rellenando, o si lo prefieres, puedes tenerla completamente en blanco aquí para que escribas lo que quieras, así podrás tener a simple vista todas las tareas y controlarlas para que todo salga genial.

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A dos meses vista:

– Tener elegida la fecha y el horario aproximado

– Seleccionar una temática: siempre puedes buscar inspiración en pinterest y en blogs pero, como consejo, que no se convierta en una “obsesión” por recrear aquello que ves en la red; se trata de coger ideas y adaptarlas, dentro de tu presupuesto y de tu tiempo. No te agobies y si tienes que reducir ideas, házlo, no pasa nada. Recuerda que menos es más.

– Empezar a perfilar la lista de invitados

– Elegir el lugar de celebración, tanto si lo haces en casa como si alquilas un espacio piensa en crear diferentes zonas para que se cree movimiento y la gente interactue.

– Elegir menú, si vas a cocinar tu lo ideal seria que hicieras alguna prueba antes para saber cuánto tardas en preparar cada plato y saber de antemano qué cosas puedes dejar preparadas unos días antes. No improvises. También puedes recurrir a preparar una parte tu y encargar otra, o contratar un catering que se encargue de todo (a esta última opción le dedicaré un post entero para saber cómo escoger el catering más acorde y qué tienes que preguntar)

– Las invitaciones, si vas a hacerlas tú misma, aquí tienes algunas ideas, o si prefieres comprarlas es el momento.

– Enviar o entregar en mano las invitaciones

– Decidir las decoraciones, después de inspirarte tienes que ponerte manos a la obra. Lo que suelo hacer es repasar qué material tengo en casa que pueda utilizar, pensar en las diferentes zonas que quiero decorar y dibujarlo (soy fatal dibujando pero es mejor tenerlo en papel que en la mente). También, a parte de dibujar, hago una pequeña simulación o recreación de esa decoración y saco fotos; así cuando llega el momento de decorar el día del evento vas a tiro fijo, siempre hay imprevistos pero si tienes una idea de base puedes reaccionar más rápido.  Si te apetece, puedes descargarte aquí un documento para que puedas dibujar y especificar cada zona.

– Definir presupuesto y tener en cuenta entre el 3% y el 5% para imprevistos.

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2 semanas antes:

– Hacer el pedido de comida y bebida (dedicaremos un post a las cantidades, prometido)

– Comprar aquellos materiales que falten

– Si quieres hacer DIY es el momento. Como consejo, piensa en el tiempo que vas a tardar en prepararlos y si realmente te sale a cuenta. A veces queremos hacerlo todo nosotras (me incluyo) y no nos damos cuenta que entre las veces que no sale a la primera, el material que compras y las horas que dedicas pierdes mucha energía y tiempo. Defiendo a capa y espada las cosas hechas por uno mismo pero que no se convierta en un agobio. Si no te salen, simplifica y cómpralo (si te apetece puedes pasarte por la sección de “el club de las fiestas bonitas” y en la barra lateral derecha, en “sponsors” puedes encontrar todo lo que necesites).

– Lista definitiva de invitados.

– Regalo invitados, igual que en el punto anterior, es el momento de comprar algún detalle o bien prepararlos tu misma.

1 día antes:

– Recoger el pedido de comida y bebida (si lo haces días antes mejor)

– Ir a recoger los últimos detalles que te falten de decoración.

– Empezar a decorar, tanto si es en tu casa como en un espacio de alquiler intenta, en la medida de lo posible, dejar cosas preparadas.

– Empezar a preparar el menú y dejar comida emplatada lista para servir. Todo lo que puedas adelantar de la cocina mejor.

– Descansar mucho. El “día D” tienes que estar lo más tranquila y descansada posible porque a parte de decorar, cocinar y ser anfitriona, tienes que pasártelo bien.

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Y hasta aquí por hoy, espero que tanto los descargables que voy preparando como estos pequeños consejos os sean de gran ayuda.

Para cualquier duda específica de vuestra fiesta o evento no dudéis en preguntar :)

*nota: las tareas que comento son a grosso modo, todo depende de la complejidad de cada evento (por ejemplo si tienen que instalar equipo de sonido, de vídeo, una carpa, iluminación especial, si has contratado un DJ, animadores…)

 

 

CONSEJOS ALL LOVELY PARTY

Aquí te damos algunos enlaces para que no te vuelvas loca buscando productos y servicios en la organización previa:

Encarga tus invitaciones aquí, aquí, aquí o aquí 

Contrata tu fotógrafo aquí y aquí

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Contrata a un organizador de eventos aquí o aquí
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Fotos y diseño Freshandwood

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Escríbenos a tanit@alllovelyparty.com

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