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Organizar un evento: por dónde empiezo

Tengo que organizar un evento y no se por dónde empezar ¿te suena? Quien más y quien menos ha sido invitado a una fiesta, una boda o una presentación y, no sé tú, pero yo me suelo apuntar a todo lo que pueda y signifique pasar un rato agradable. Pero ¡ay amigo! cuando nos (te) toca organizar el sarao, eso es harina de otro costal. No panic!

¿Qué tenemos que hacer? Pues antes de empezar a planificar, vamos a ver qué es exactamente un evento, qué etapas tiene y cómo utilizaremos los descargables que he preparado para ti.

¿Empezamos?

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Un evento, sea del tipo que sea, es un encuentro entre personas que tienen una o varias cosas en común, que están allí para interaccionar, aprender, conocer, sorprenderse y sobre todo, disfrutar. A nadie le gusta aburrirse, y tú no lo vas a permitir ;)

Es, también, una manera de transmitir un mensaje y de crear recuerdos a través de las experiencias; experiencias que tus invitados vivirán en ese breve espacio de tiempo, tan limitado y tan efímero. Es emocionar, hacerte un hueco en el corazón y en la mente de todos los que decidieron compartir ese día contigo y alargar esas sensaciones como un chicle para que permanezcan ancladas en la memoria. (Quizás la imagen del chicle no es muy bonita pero creo que se entiende el concepto jeje)

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Y ahora bien, ¿qué etapas tiene? Vamos a por ello para que puedas organizar un evento perfecto:

Todo evento consta de tres etapas: el pre-evento, el durante y el post-evento. Pero hoy nos centraremos en el pre-evento; las tareas y actividades previas al “día D”. (Lo dividiré en varios posts para que no se pierda ningún detalle)

Vamos a imaginar que esta fiesta que vas a organizar es como un viaje y tenemos que crear una ruta, ponte en esa situación, estás en el punto A y quieres llegar al punto B (entendiendo que el punto B es el evento). Esta ruta se va a componer de varias paradas.

La primera parada es definir el motivo u objetivos, es decir, porqué organizamos este evento y con qué finalidad.

La siguiente parada, la más larga, es hacer un desglose de todas las tareas referentes a la organización que he resumido en bloques (que no tienen porque seguir este orden):

– bloque 1: ideas, temática, decoración, paleta de color, DIY previstos.

– bloque 2: listado de invitados y detalles o regalos para los asistentes

– bloque 3: iluminación, música, cantidades (de comida y bebida) y compras.

– bloque 4: timings

– bloque 5: protocolo

– bloque 6: presupuesto

– bloque 7: plan B

Y para empezar a desgranar cada bloque, hoy he preparado dos documentos que te puedes descargaraquí y aquí.

El primer descargable es una ficha en la que podrás escribir los detalles del evento como la fecha, el lugar, el número de invitados, la hora…y también, anotar ideas relacionadas con la decoración, los colores, si quieres crear diferentes zonas en el lugar del evento como por ejemplo una zona chill-out o una mesa dulce  y todo ese tipo de detalles que te ayudará a tener una idea general de tu fiesta.

Y el segundo, es una ficha para tener un control de los invitados: listado, asistencia, invitaciones y un pequeño apartado para anotar posibles intolerancias, algún alimento que sepas que no les guste, etc.

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En próximos posts seguiré profundizando en las tareas del pre-evento :)

¡ Cualquier aspecto que no se entienda no dudes en preguntarme ! Aquí estoy para que organizar un evento sea tarea sencilla y disfrutes al máximo.

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Fotografias 1,2 y 3 Marta Pérez Fotografía | 4,5 y 6 Fresh &Wood

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Escríbenos a tanit@alllovelyparty.com

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