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Cómo elegir el mejor profesional de organización de eventos

Elegir un organizador de eventos para el acontecimiento que estas proyectando puede resultar algo complicado. En especial si tenemos en cuenta que la mayoría desconocemos en qué consiste el proceso de planificación de eventos. Por lo tanto no podemos valorar si un proveedor de servicios es o no es un profesional que sabe lo que está haciendo. 

Desde Catering Velázquez hemos elaborado una lista de tips para identificar los mejores organizadores de eventos.



1. Ojo con escoger el camino fácil.

Para cualquier tipo de evento que desees organizar, tanto si se trata de un encuentro de empresas, una conferencia sobre inteligencia artificial, o una boda, tu planificador de eventos debe ser consciente de qué objetivos te has propuesto alcanzar.

Los detalles no deben perderse por el camino, si tu organizador lo permite el efecto puede ser catastrófico. Los descuidos y la desidia pueden llevar al organizador a tomar atajos, y no puedes asegurarte de que estos caminos fáciles no se ajusten a tu presupuesto, utilizando proveedores más baratos.

Un buen profesional de planificación de eventos hará su trabajo, presentando opciones y aportando una estimación aproximada de los costes.

2. Estudia reseñas y recomendaciones.

Todo lo que hoy se hace está en Internet, y del mismo modo ocurre con los organizadores de eventos. Tu planificador ¿tiene sitio web, paginas en redes sociales o presencia online? Estos son factores que debes considerar, si quieres estar segura con quién vas a trabajar.

Las opiniones y comentarios de otros te permitirán valorar el grado de compromiso del proveedor de eventos y verificar la calidad de sus servicios con la experiencia de otros usuarios online.

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3. Cuídate de las promesas incumplidas.

Al planificar un evento, realiza una investigación exhaustiva que te permita obtener la información necesaria antes de la contratación de un organizador.

Puedes hacerlo online como se describe en el punto anterior, pero también pide opinión de familiares y amigos que hubieran contratado antes. Comprueba su trabajo anterior,y compáralo con su competencia, con el objetivo de tomar una decisión informada y acertada.

Algunas profesionales de la planificación de eventos, una vez firmado el contrato, no se dejan ver fácilmente. Por esta razón es esencial asegurarte de que tu planificador sabe lo que quieres desde el principio.

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4. Evita choque de personalidades.

Lo más probable es que te hayas reunido con tu organizador y todo haya salido bien, pero a veces las cosas no salen como deseas.

Ten en cuenta que un planificador de eventos debe contribuir y apoyar tus ideas y creatividad, no obstaculizarlas. Sin embargo, aunque es maravilloso dar rienda suelta a la imaginación, es importante tener los pies en la tierra. En estos casos es aconsejable dejarse guiar por los profesionales que sabrán escucharte y aportar soluciones posibles o establecer límites acordes con tus deseos y recursos.

En definitiva, un organizador de eventos debe armonizar con tus ideas y aportar sugerencias, y es que el evento es un reflejo de tu personalidad. Cualquier profesional en esta actividad debe mostrar preocupación y respeto por las necesidades de sus clientes y ofrecer una experiencia excelente.

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5. Considera el tiempo de respuesta.

En un momento en que la tecnología conduce nuestras vidas, la falta de comunicación y de respuesta es algo que resulta difícil entender. Un planificador de eventos que no responde a tus correos electrónicos ni mensajes de texto genera cierta inquietud.

Al proyectar un evento, tu organizador deberá responderte en menos de doce horas. Tus necesidades deben estar satisfechas y ser ignorado por tu planificador de eventos es un estrés extra que no necesitas.

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6. Pon tus necesidades por encima de sus proveedores.

Lo mejor de contratar un planificador de eventos es que tienes a alguien que te ayudará con el proceso de toma de decisiones. Tu planificador de eventos debe ayudarte a decidir qué proveedores, lugares y productos son los mejores para tu evento.

Los profesionales de la planificación de evento suelen establecer relaciones con ciertos de proveedores a los largo de los años, algunos de los cuales pueden ser sus amigos. Esto en realidad no es malo. Pero si percibes que tu organizador está inclinándose más por sus propio proveedores que por tus necesidades, toma tu la decisión o ponle freno al trato con tu organizador de eventos.

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Estos simples pero prácticos consejos pueden hacer que la organización de tu evento fluya sin obstáculos. Asegúrate de evitar profesionales de organización de eventos poco fiables.
Catering Velázquez pone a tu disposición agentes, planificadores y proveedores de eventos altamente cualificados. Cuéntanos cuál es tu idea y qué deseas, nosotros organizaremos el evento perfecto.

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