Bodas

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Seating plan de boda: consejos de las wedding planners

El seating plan de boda, o lo que es lo mismo, la organización de invitados en las mesas del banquete está cobrando importancia en las bodas y cada vez son más las ideas que se nos presentan ante este rincón. Como sabemos que es uno de los puntos más fuertes ante la planificación de tu gran día y no es una tarea sencilla, hoy queremos ofrecerte los mejores consejos a la hora de preparar la mesa para los invitados de la mano de grandes profesionales del sector: las wedding planners. ¿Quieres descubrir cómo te pueden ayudar ellas en esta labor?


Consejos para preparar el seating plan de boda






Fotografía de Rachel Solomon Photography

Como ya te hemos adelantado, el seating plan es un diagrama en el que se determina el lugar dónde debe sentarse de cada uno de los invitados para evitar colapsos o confusiones y seguir el protocolo establecido por la pareja protagonista: los novios. Tal y como nos comenta The Experialist , `no se trata sólo de una ayuda práctica que facilita la distribución de los invitados en las mesas, sino que es al mismo tiempo una forma de personalizar y dar la bienvenida de una manera original a tus invitados.´ Así que podríamos decir que además de ayudar a organizar las mesas para los invitados, nos sirve también como rincón decorativo.

Pero vamos a empezar por el principal problema que nos surge:

¿Cómo preparamos y organizamos las mesas en una boda?

Úrsula de The Nice Weddings no puede describir este apartado mejor: `partimos de la premisa de que no siempre es necesario contar con un seating plan. Es decir, hay que tener en cuenta su utilidad. Si es una celebración en la que los invitados van a comer en mesas sentados, evidentemente contaremos con ello ya sea a la entrada del salón o en la zona del aperitivo. Pero si se trata de una boda tipo cóctel, en la que los invitados pueden coger directamente la comida de los buffets y sentarse en una mesa u otra, obviamente prescindiremos de colocar un seating plan dado que no tendrá utilidad ninguna. En este caso siempre se puede diseñar un cartel de bienvenida que los haga sentirse como en casa.´



Cartel de Happy Letters

Es decir, si tu boda es una boda en la que los camareros servirán la comida, debes tener en cuenta que tendrás que preparar tu seating plan. Para ello deberemos tener en cuenta una serie de premisas:

La ubicación de él: deberemos tener en cuenta si lo situaremos a la entrada del salón o prepararemos un rincón en el jardín. Es importante tener en cuenta este punto ya que `el objetivo principal es que esté situado en un lugar fácil de ver. Por eso es muy práctico colocarlo cerca de la entrada del salón o en un rincón del aperitivo. De esta manera, mientras los invitados están tomando algo tranquilamente puede ir a visualizar en qué lugar se sentaran más tarde en la comida o cena´ asegura The Nice Weddings.



Organización The Nice Weddings | Fotografía Carla Aymat | Flores de Gang and the wool | Diseño gráfico de SrtaEdwina

Elementos decorativos: tendrás que tener en cuenta cuál será el estilo y las tonalidades de tu boda ya que el seating plan `tiene que ir en consonancia con la imagen del resto del evento´ nos cuenta The Experialist.

Diseño y soporte: `si hay un gran número de invitados, suele ser más cómodo que los listados estén en orden alfabético, pero si no hay muchos, la distribución por mesas es más ordenada y estética. Por otra parte, también variará mucho el diseño si se quiere aprovechar el seating plan para obsequiar con un detalle de bienvenida o mensaje personalizado a cada invitado, puesto que seguramente esto hará que el espacio que necesitemos sea mayor y habrá que buscar la forma de que los invitados puedan retirar su presente de la forma más ágil posible para no retrasar el inicio del banquete´nos cuenta The Experialist. Aunque también es necesario tener en cuenta que tiene que ser un rincón práctico y cómodo de mirar para tus invitados tal y como nos aconseja The Nice Weddings.

¿Cuándo empezamos a preparar nuestro seating plan?

El primer paso que deberás dar en tu boda serán las invitaciones (o mejor dicho, la lista de invitados) es por eso que hasta que no tengas respuesta de los comensales confirmados, es mejor no empezar a organizar las mesas, de esta manera, como nos comenta Lidia Ruiz Wedding Planner, iremos agrupando los invitados por familiares, amigos, etc… y a partir de aquí haríamos subgrupos dependiendo la afinidad o parentesco que tengan entre ellos creando mesas entre 8-9 o 10 invitados. 

Podrás empezar con este preparativo unos dos meses antes del gran día pero deberás tener en cuenta que pueden surgir cambios de última hora por eso The Experialist nos recomienda no escribir de forma permanente los nombres hasta un día antes de la boda aproximadamente, pero sí dejar el diseño y soporte totalmente preparado. También es útil dejar aire suficiente entre los nombres y mesas, por si hubiera que añadir algo, y lo más recomendable es hacer seating plans cuyos nombres sean removibles o intercambiables.



Organización Romeos y Julietas | Fotografía Por Parte de la novia | Flores Jardín de Mamá Ana | Diseño gráfico Lovely Paper

Organización y preparación de las mesas de invitados

Una de las primeras dudas que nos pueden surgir es dónde situar a nuestros padres y futuros suegros. ¿Eres de las que prefiere seguir con el protocolo y tenerlos en la mesa presidencial? o sin embargo ¿apuestas por técnicas más actuales y prefieres no seguir con lo establecido?

PROTOCOLARIAMENTE

Si seguimos la formalidad, Lidia Ruiz Wedding Planner nos apunta que los padres de los novios deberán estar presentes en la mesa presidencial. La novia siempre se situará al lado derecho y a su lado derecho deberán ubicarse los padres del novio y el novio en el lado izquierdo y a su vez al lado izquierdo del novio se deberían ubicar los padres de la novia. Aunque todo dependerá también de la situación familiar.



Fotografía Jessica Buke

ROMPIENDO REGLAS

Nos cuenta The Nice Weddings que `al personalizarse tanto las bodas, varía en función a las parejas. Hay novios que tienen muy claro que no quieren ser el centro de atención y se sienten más cómodos sentándose en una mesa junto a sus amigos.´ Siguiendo esta regla, podrías sentarte donde quisieras… ¿te gustaría? Creemos que es una alternativa muy apropiada.

Y LOS FAMILIARES… ¿LOS MEZCLAMOS ENTRE ELLOS O MEJOR CADA FAMILIA POR SEPARADO?

Aquí hay gustos para todos. Por una parte puede ser divertido mezclar los familiares ya que de esta manera nos aseguramos que se conocen y pueden intercambiar opiniones. Pero todo dependerá también un poco de la família. Lidia Ruiz nos comenta que si los mezclamos sería conveniente hacerlo por afinidades o grupos de edades, ya que de esta manera se sentirán más cómodos en la mesa y tendrán tema para conversar.

PENSEMOS EN LOS MÁS PEQUEÑOS PARA ORGANIZAR LAS MESAS

Lo ideal es hacer una mesa de niños donde ellos puedan conversar y hacer su fiesta particular aunque es aconsejable, nos comenta Lidia Ruiz, contratar a una canguro dónde esté pendiente de los niños en todo momento ayudándoles a comer aquellos que no tienen tanta autonomía o simplemente acompañando a los peques para una vez que finalicen la comida puedan jugar y estar entretenidos en toda la boda. Una manera de disfrutar de la boda tanto los más pequeños como los padres.

Otra opción que nos da The Nice Weddings es ponerles una decoración más atractiva para ellos como libretas con lápices de colores, por ejemplo.

Sin embargo, en el caso de niños muy pequeños o bebés, es aconsejable ponerlos en la misma mesa que los padres de esta manera podrán estar más  pendientes de ellos.



Fotografía Honey Honey Photography

TODO DEPENDE DEL SALÓN PERO… ¿QUÉ MESAS SITUAMOS CERCANAS A LA PRESIDENCIAL?

En las mesas más cercanas a los novios (es decir: la mesa presidencial) nos cuenta Lidia Ruiz, que deberían sentarse la familia de primer grado así como: tíos, hermanos, primos… y seguidamente pondremos a los amigos íntimos, compañeros de trabajo,etc… Pero todo dependerá de la pareja ya que son ellos los que deberán priorizar.

Sobre la mesa de los niños, es aconsejable ponerla de las últimas del salón y lo más cercana a la puerta para que una vez acaben de comer y se levanten para jugar puedan hacerlo sin necesidad de atravesar todo el salón comedor.

The Nice Weddings nos propone un consejo que siempre funciona: intenta colocar a los amigos o los familiares más animados cerca para que animen la boda.



Vía Beautiful Blue Brides

MANOS A LA OBRA… ¿SOBRE QUÉ FORMATO HAGO MIS BORRADORES DEL SEATING PLAN?

Aunque tengas la lista definitiva de tus invitados y pienses que nada puede cambiar, la organización de las mesas es un aspectos que modificarás en muchas ocasiones es por eso que te recomendamos que el soporte que vayas a utilizar para crear tu borrador sea uno que puedas modificar tantas veces como lo desees. Lidia Ruiz nos aconseja trabajar con un excel e ir ubicando a los invitados. De esta manera nos será mucho más sencillo cortar y pegar.

Unos 3-4 días antes del gran día, será hora de llevar tu diseño (o el diseño de la diseñadora gráfica) a impresión, tal y como nos propone The Nice Weddings, aunque es posible que todavía surja algún cambio posible.

MESAS ALARGADAS, REDONDAS O CUADRADAS… ¿QUÉ ESTILO ES MÁS ACONSEJABLE PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS INVITADOS?

Como ya hemos comentado anteriormente, siempre partimos de la base que la pareja debe sentirse a gusto y proponer para su gran día lo que más desee pero si necesitamos saber cuál será la mejor opción, The Experialist nos propone mesas imperiales pero tal y como nos comenta: cabe destacar que no siempre es posible o recomendable utilizarlas. En primer lugar, porque la capacidad de la sala disminuye con este formato. En segundo lugar, porque, dependiendo de los elementos arquitectónicos del espacio, es posible que no se pueda utilizar. Finalmente, hay que tener en cuenta que se interactúa con menos personas en una mesa alargada que en una mesa redonda. Por tanto, no es un tema que deba decidirse a la ligera, y vendrá muy marcado por el espacio.

The Nice Weddings nos propone hacer una mezcla de diferentes tipos de mesa, tanto redondas, cuadradas como de jardín. Ya que dan mucho juego a la hora de decorar pudiendo aportar diferentes decoraciones en cada una de ellas.

Fotografía Koman Photography

Fotografía Díez Bordons | Organización Detallerie

Fotografía Erich McVey

OPTANDO POR NO USAR SEATING PLAN DE BODA… ¿QUÉ DEBO TENER EN CUENTA?

La elección de no usar un planificador y organizador de mesas en tu boda debe ser por un motivo en concreto. Ya te anunciábamos en la entrada del artículo que el seating plan nos sirve para mantener un orden y evitar problemas pero si tu boda es tipo cóctel o prefieres una boda muy informal, entonces podríamos plantearnos la opción de que cada comensal se sentara donde quisiera.

Una boda tipo coctel favorecerá la relación entre todos los invitados y es un hecho en tendencia el que cada vez más se busque esta relación entre invitados alargando más los aperitivos u ofreciendo mesas dulces, para evitar que los invitados pasen largos ratos sentados con las mismas personas, ya que, además de ser más activo, puede evitar un mal trago a aquellos que no hayan podido sentarse con personas afines, nos comenta The Experialist.



Organización The Nice Weddings | Fotografía Lara López Photography

IDEAS ORIGINALES PARA UN SEATING PLAN

Gracias a la era 2.0 actualmente podemos encontrar miles de ideas para preparar y decorar el seating plan de boda pero tendremos que tener en cuenta que todo dependerá del estilo que queramos darle a toda la boda. The Experialist nos aconseja que la decoración de este rincón debe reflejar a la pareja y a cómo ésta quiere dar la bienvenida al ágape a sus invitados. Por tanto, si estamos ante una pareja divertida y desenfada, deberíamos pensar en ideas más alocadas para el seating plan, pero si se trata de una boda de carácter formal, quizás habrá que subrayar otras cualidades.

Hay seating plans decorados con olivo; elaborado con piedras; preparado en un antiguo marco; presentado en un círculo de flores; escrito caligráficamente, etc, etc, etc. En una de las ediciones de 3bloggers3estilos contamos con tres grandes profesionales que nos dieron ideas geniales. ¡No te las pierdas!

Aunque para original es esta propuesta que nos trae The Nice Weddings: `tengo muchas ganas de poder diseñar un seating plan con especies, en la que aparezca el nombre del invitado caligrafiado. De esta manera pueden llevárselo a casa como recuerdo.´



Organización Lidia Ruiz Wedding Planner | Fotografía Say Cute | Caligrafía Laia Albert



Organización Lidia Ruiz Wedding Planner | Fotografía Say Cute | Caligrafía Laia Albert



Organización Bliss Eventos | Fotografía Lara López Photography | Flores Alblanc

Y hasta aquí los mejores consejos de nuestras wedding planner para el seating plan de boda. ¿Tenías en cuenta todo lo que te hemos comentado? Esperamos que este artículo sea de inspiración para tu gran día.




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