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Aceptémoslo: a todos nos encanta planear eventos.
Incluso los que lo detestan, siempre quieren tener una palabra en cuanto a la boda, fiesta, despedida, etc. Por esta razón planificar un evento va a ser trabajo de varias personas,… pero no siempre significa -trabajo en equipo-.
Para evitar que planear esa despedida de soltera, o esa fiesta de aniversario sea un caos (y ni se diga de la boda!) te damos algunos consejos útiles:
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Definí un equipo
Sin importar que tipo de evento es, debe haber un ¨equipo coordinador¨. Si contrataste un planificador, permití que tu profesional guíe el camino o una persona que sea sumamente organizada capaz de ¨llevar agenda¨Definí además algunos líderes: encargado de presupuesto, encargado de logística, etc.
Delegar tareas
Cuando se está planeando un evento TODOS quieren hacer todo, pero siendo realistas, no todos pueden al mismo tiempo hacerlo. Es importante que los encargados de cada cosa puedan delegar tareas: ir a recoger, llamar a un proveedor, crear un evento en redes sociales, etc.
Establecer ¨deadlines¨
En pro del orden es importante definir fechas máximas. Las decoraciones, recuerdos y hasta pagos deben estar realizados muchos días antes del evento, para evitar cancelaciones o que algun proveedor simplemente ¨no llegue¨. Es importante establecer un calendario para que todo se pueda cumplir a tiempo.
Asignar presupuestos
Siempre hablamos de ser responsables con los presupuestos, y cuando se planea un evento en grupo es el momento crucial para hacerlo. No olvidés asignar presupuestos máximos pensando en todos los participantes. Es una locura, por ejemplo, pedir una cuota de $100 para una despedida de soltera (o un té por ejemplo), tomá en consideración a todos los participantes.
Mantenerse en comunicación
La clave de una planificación exitosa es mantenerse en contacto, creá grupos en whatsapp o facebook donde todos se puedan comunicar de manera eficiente y al mismo tiempo, esto además permitirá que todos se sientan incluidos.
No olvidés que planificar un evento puede ser engorroso si no sos un profesional, los que trabajamos en esto estamos acostumbrados y aún así nos ponen a correr. Planificar un evento debe ser divertido y alegre, por que al final de cuentas lo importante es que estamos celebrando a alguien que queremos!
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